Quy trình tiếp đón bệnh nhân Bộ Y tế tại cơ sở y tế, phòng khám

Quy trình tiếp đón bệnh nhân theo quy định của Bộ Y tế là nền tảng quan trọng đảm bảo chất lượng dịch vụ y tế tại các cơ sở y tế và phòng khám. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ nâng cao hiệu quả khám chữa bệnh mà còn gia tăng sự hài lòng của người bệnh. Trong bài viết dưới đây, QAS sẽ hướng dẫn chi tiết về quy trình tiếp đón bệnh nhân chuẩn và các giải pháp cải tiến hiệu quả.

1. Quy trình đón tiếp bệnh nhân Bộ Y tế - Quy trình khám bệnh

Theo Quyết định 1313/QĐ-BYT của Bộ Y tế, quy trình tiếp đón bệnh nhân được thiết lập thành 4 bước chuẩn hóa nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong khám chữa bệnh. Mỗi bước đều có những trách nhiệm cụ thể dành cho cả người bệnh và đơn vị y tế, tạo nên một quy trình khép kín và minh bạch.

1.1. Bước 1: Tiếp đón người bệnh

Giai đoạn đầu tiên trong quy trình đón tiếp bệnh nhân Bộ Y tế bao gồm việc đăng ký thông tin và xác minh các giấy tờ cần thiết.

Trách nhiệm của người bệnh:

• Người bệnh cần lấy số thứ tự để tiến hành các thủ tục khám chữa bệnh một cách nhanh chóng và thuận tiện.

• Xuất trình đầy đủ các giấy tờ cần thiết gồm thẻ Bảo hiểm y tế (BHYT), giấy tờ tùy thân có ảnh, hồ sơ chuyển viện hoặc giấy hẹn tái khám.

• Nhận phiếu khám bệnh và số thứ tự tại buồng khám được chỉ định.

Với những trường hợp khám vượt tuyến, trái tuyến hoặc khám theo yêu cầu đặc biệt, người bệnh sẽ thực hiện tạm ứng chi phí khám chữa bệnh theo quy định của bệnh viện.

Trách nhiệm của cơ sở y tế:

• Bệnh viện tổ chức các quầy tiếp đón chuyên nghiệp, thuận tiện để hỗ trợ kiểm tra thẻ BHYT và các giấy tờ liên quan của người bệnh.

• Thông tin người bệnh được nhập chính xác vào hệ thống máy tính, đồng thời bệnh viện sẽ xác định buồng khám phù hợp, in phiếu khám và phát số thứ tự cho người bệnh.

• Bệnh viện lưu giữ thẻ BHYT, hồ sơ chuyển viện, giấy hẹn tái khám và chuyển giao các giấy tờ này đến bộ phận thanh toán khi ra viện.

Đối với trường hợp khám vượt tuyến, trái tuyến hoặc khám theo yêu cầu, bệnh viện sẽ thu tiền tạm ứng theo đúng quy định hiện hành, đảm bảo thủ tục nhanh gọn và minh bạch.

Người bệnh cần lấy số thứ tự để tiến hành các thủ tục khám chữa bệnh

1.2. Bước 2: Khám lâm sàng và chẩn đoán

Tùy vào tình trạng bệnh, bác sĩ có thể chỉ định xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, thăm dò chức năng hoặc trực tiếp chẩn đoán và kê đơn điều trị mà không cần làm xét nghiệm cận lâm sàng.

Khám lâm sàng và chỉ định điều trị

• Người bệnh: Chờ khám theo số thứ tự, vào khám khi được gọi.

• Bệnh viện: Thông báo số khám, bố trí phòng khám, thực hiện khám, ghi nhận tình trạng bệnh, chẩn đoán và kê đơn thuốc. Hướng dẫn người bệnh làm thủ tục thanh toán hoặc nhập viện nếu cần.

Khám lâm sàng kèm xét nghiệm

• Người bệnh: Nhận phiếu chỉ định xét nghiệm, đến lấy mẫu, phối hợp lấy mẫu, quay lại khám nhận kết quả và đơn thuốc, hoàn tất thủ tục thanh toán.

• Bệnh viện: Tại phòng khám, chỉ định và in phiếu xét nghiệm; tại nơi lấy mẫu, hướng dẫn và nhận phiếu chỉ định; tại phòng xét nghiệm, thực hiện xét nghiệm và chuyển kết quả về phòng khám.

Khám lâm sàng và chẩn đoán hình ảnh

• Người bệnh: Nhận phiếu chỉ định, đến kỹ thuật chẩn đoán hình ảnh, phối hợp thực hiện, nhận kết quả, quay lại khám và nhận chỉ định điều trị, hoàn tất thanh toán.

• Bệnh viện: Tại phòng khám, chỉ định và in phiếu; tại nơi chẩn đoán, hướng dẫn, thực hiện kỹ thuật và trả kết quả kèm phim/ảnh; bác sĩ xem kết quả và kê đơn.

Khám lâm sàng và thăm dò chức năng

• Người bệnh: Nhận phiếu chỉ định, đến nơi thăm dò, phối hợp thực hiện, nhận kết quả, quay lại khám và nhận chỉ định điều trị, hoàn tất thủ tục thanh toán.

• Bệnh viện: Tại phòng khám, chỉ định và in phiếu; tại nơi thăm dò, hướng dẫn, thực hiện kỹ thuật và trả kết quả; bác sĩ chẩn đoán, kê đơn.

Trường hợp phối hợp nhiều kỹ thuật cận lâm sàng

Khi cần phối hợp 1 hoặc nhiều kỹ thuật (xét nghiệm, hình ảnh, thăm dò chức năng), người bệnh và bệnh viện thực hiện theo trình tự trên. Bác sĩ và nhân viên sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước. Sau khi có kết quả đầy đủ, người bệnh quay lại khám để bác sĩ chẩn đoán và kê đơn điều trị. Nếu cần, người bệnh được chuyển khám chuyên khoa hoặc thực hiện kỹ thuật bổ sung.

Bác sĩ thăm khám ảnh tùy vào tình trạng bệnh

1.3. Bước 3: Thanh toán viện phí

Giai đoạn thanh toán trong quy trình tiếp đón bệnh nhân cần được thực hiện minh bạch và chính xác.

Trách nhiệm của người bệnh:

• Đối với người bệnh có bảo hiểm y tế:

Nộp phiếu thanh toán theo mẫu quy định (mẫu 01/BV) tại quầy thu ngân.
Xếp hàng chờ đến lượt để đảm bảo quy trình thanh toán diễn ra thuận tiện, nhanh chóng.

Thanh toán phần chi trả theo quy định và nhận lại thẻ bảo hiểm y tế sau khi hoàn tất.

• Đối với người bệnh không có bảo hiểm y tế: Thực hiện thanh toán viện phí đầy đủ theo mức quy định của bệnh viện trước khi nhận dịch vụ.

Trách nhiệm của cơ sở y tế:

• Kiểm tra kỹ lưỡng và xác nhận nội dung trên phiếu thanh toán (mẫu 01/BV) để đảm bảo thông tin chính xác và minh bạch.

• Tiếp nhận và thu tiền thanh toán từ người bệnh theo đúng quy trình, bảo đảm tính công khai và nhanh chóng.

Thanh toán phần chi trả theo quy định và nhận lại thẻ bảo hiểm y tế sau khi hoàn tất

1.4. Bước 4: Phát và lĩnh thuốc

Bước cuối cùng trong quy trình tiếp đón người bệnh tại phòng khám là cấp phát thuốc và hướng dẫn sử dụng.

Trách nhiệm của người bệnh:

• Đưa đơn thuốc tại quầy phát thuốc để được xử lý nhanh chóng.

• Cẩn thận kiểm tra, đối chiếu thuốc trên đơn với thuốc được cấp để đảm bảo chính xác.

• Nhận thuốc và ký xác nhận hoàn tất thủ tục.

Trách nhiệm của cơ sở y tế:

• Chủ động kiểm tra đơn thuốc và chuẩn bị thuốc đầy đủ, đúng quy định.

• Tư vấn chi tiết, rõ ràng về cách sử dụng thuốc và các lưu ý cần thiết để người bệnh yên tâm khi sử dụng.

Cẩn thận kiểm tra, đối chiếu thuốc trên đơn với thuốc được cấp để đảm bảo chính xác

2. Lợi ích của quy trình tiếp đón bệnh nhân hiệu quả

Khi quy trình tiếp đón bệnh nhân được thực hiện một cách chuyên nghiệp và bài bản, cả bệnh nhân lẫn nhân viên y tế đều nhận thấy những lợi ích rõ ràng và thiết thực. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà một quy trình tiếp đón bệnh nhân hiệu quả mang lại:

• Tạo ấn tượng tốt với bệnh nhân và người nhà: Sự nhanh chóng, thân thiện trong tiếp đón giúp bệnh nhân cảm thấy được tôn trọng và an tâm, từ đó gia tăng sự hài lòng và thiện cảm đối với cơ sở y tế.

• Nâng cao hiệu quả vận hành: Quy trình rõ ràng và chuyên nghiệp giúp các nhân viên phối hợp nhịp nhàng, giảm thiểu sai sót, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực trong toàn bộ hệ thống.

• Gia tăng uy tín và thương hiệu của cơ sở y tế: Một quy trình tiếp đón bài bản chính là minh chứng rõ ràng cho chất lượng dịch vụ và sự chuyên nghiệp, góp phần xây dựng niềm tin và uy tín vững chắc trong mắt khách hàng.

3. Quy trình tiếp đón người bệnh tại phòng khám, cơ sở y tế hiệu quả

Để triển khai quy trình tiếp đón bệnh nhân một cách hiệu quả, các cơ sở y tế cần chú trọng đến từng khâu cụ thể và xây dựng hệ thống vận hành khoa học.

3.1. Hướng dẫn người bệnh làm thủ tục đăng ký khám bệnh

Khâu đăng ký khám bệnh là bước đầu tiên quyết định đến chất lượng toàn bộ quy trình tiếp đón khám chữa bệnh. Khi đến khám, nhân viên y tế sẽ tiếp đón bạn với thái độ tận tình, lịch sự. Đầu tiên, họ sẽ hỏi thăm để hiểu rõ nhu cầu khám chữa bệnh của bạn. Tiếp đó, nhân viên sẽ hỗ trợ lấy số thứ tự và hướng dẫn bạn đến quầy lễ tân để hoàn tất thủ tục đăng ký khám.

Trong suốt quá trình, nhân viên luôn chú ý quan sát tình trạng sức khỏe của bạn, kịp thời phát hiện và hỗ trợ nếu có dấu hiệu bất thường.

Nhân viên y tế tiếp đón bệnh nhân với thái độ tận tình, lịch sự

3.2. Xác minh các thủ tục hành chính với bệnh nhân

Trường hợp khẩn cấp, bệnh nhân được chuyển ngay vào khoa cấp cứu. Đồng thời, nhân viên ghi đầy đủ thông tin cần thiết gồm: họ tên, tuổi, địa chỉ, đơn vị công tác, ngày giờ nhập viện, lý do khám, người đưa bệnh nhân, phương tiện vận chuyển và tình trạng hiện tại.

Trường hợp thông thường, nhân viên lễ tân tiếp đón bệnh nhân với thái độ thân thiện, chuyên nghiệp. Sau đó, cập nhật chính xác thông tin cá nhân vào hồ sơ y tế như tên, tuổi, quê quán, lý do nhập viện để phục vụ quá trình chăm sóc và điều trị.

3.3. Đón tiếp bệnh nhân tại phòng khám chuyên môn

Khâu tiếp đón tại phòng khám chuyên môn cần thể hiện sự chuyên nghiệp cao trong quy trình tiếp đón bệnh nhân. Khi đến phòng khám, nhân viên y tế sẽ hướng dẫn bệnh nhân từ lấy số thứ tự, điền thông tin đến quy trình khám cụ thể. Bệnh nhân được điều phối vào phòng khám theo thứ tự số, lịch hẹn hoặc mức độ ưu tiên như bệnh cấp cứu, người già và trẻ em.

Trong thời gian chờ, bệnh nhân ngồi tại phòng đợi sạch sẽ, thoáng mát, đầy đủ tiện nghi. Đến lượt, bệnh nhân được gọi vào phòng khám, nơi bác sĩ giới thiệu tên, chức vụ và gọi tên theo phong tục.

Bác sĩ khai thác tiền sử bệnh qua trao đổi với bệnh nhân hoặc người thân, sau đó tiến hành khám và đánh giá tình trạng sức khỏe để đưa ra chẩn đoán phù hợp.

3.4. Hướng dẫn bệnh nhân sau khám

Sau khi khám xong, nhân viên y tế sẽ hướng dẫn bệnh nhân chi tiết tùy theo tình trạng:

• Nếu phải nhập viện: Điều dưỡng hỗ trợ làm thủ tục nhập viện, giúp vệ sinh cá nhân, thay quần áo nếu cần. Sau đó, đưa bệnh nhân vào khoa điều trị, giới thiệu cách sử dụng trang thiết bị và quy định phòng bệnh.

• Nếu không cần nhập viện: Bác sĩ cung cấp toa thuốc, lịch tái khám và hướng dẫn chăm sóc tại nhà. Điều dưỡng sẽ hỗ trợ mua thuốc, thanh toán và giải đáp mọi thắc mắc để bệnh nhân yên tâm điều trị.

Sau khi khám nhân viên y tế sẽ hướng dẫn bệnh nhân chi tiết tùy theo tình trạng

4. Gợi ý một số giải pháp giúp cải tiến quy trình đón tiếp bệnh nhân hiệu quả

Dưới đây là vài giải pháp thiết thực giúp tối ưu hóa quy trình tiếp đón người bệnh, nâng cao trải nghiệm và hiệu quả chăm sóc. Áp dụng những cải tiến này sẽ giúp bệnh viện hoạt động thông suốt, tạo sự hài lòng cho người bệnh ngay từ bước đầu tiếp nhận:

• Khuyến khích đặt lịch hẹn trước: Triển khai hệ thống đặt lịch qua điện thoại, website hoặc ứng dụng di động giúp giảm đáng kể thời gian chờ đợi và tối ưu hóa lịch làm việc của bác sĩ.

• Ứng dụng hệ thống phát số tự động: Sử dụng máy phát số thông minh và bố trí đủ quầy tiếp đón để xử lý nhanh chóng việc tiếp nhận, tránh tình trạng chen lấn và mất trật tự.

• Tích hợp phần mềm y tế toàn diện: Triển khai các giải pháp công nghệ như phần mềm quản lý y tế tích hợp để quản lý thông tin khám bệnh, xét nghiệm và trả kết quả một cách nhanh chóng, chính xác.

• Đa dạng hóa phương thức thanh toán: Tăng cường số lượng quầy thanh toán và áp dụng các hình thức thanh toán điện tử như ví điện tử, chuyển khoản để tạo thuận lợi tối đa cho người bệnh.

• Tối ưu hóa quy trình cấp phát thuốc: Kết nối chặt chẽ giữa bộ phận nhà thuốc với kho dược để đảm bảo việc phát thuốc diễn ra nhanh chóng, chính xác và kèm theo tư vấn chuyên môn.

Để triển khai hiệu quả các giải pháp trên, nhiều cơ sở y tế đã tin tưởng sử dụng các phần mềm quản lý y tế chuyên nghiệp như QAS, giúp số hóa toàn diện quy trình tiếp đón bệnh nhân và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Sử dụng phần mềm quản lý y tế chuyên nghiệp QAS giúp triển khai hiệu quả quy trình đón tiếp bệnh nhân

5. Những lưu ý khi triển khai quy trình đón tiếp bệnh nhân

Việc đón tiếp bệnh nhân là bước quan trọng giúp tạo ấn tượng đầu tiên và đảm bảo trải nghiệm chăm sóc y tế thuận lợi. Để quy trình diễn ra suôn sẻ, cần lưu ý những điểm then chốt dưới đây:

• Đào tạo kỹ năng giao tiếp và thái độ phục vụ: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ cho nhân viên về kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống và thái độ phục vụ chuyên nghiệp để đảm bảo quy trình tiếp đón bệnh nhân diễn ra suôn sẻ.

• Ứng dụng phần mềm quản lý y tế và số hóa quy trình: Đầu tư vào các giải pháp công nghệ hiện đại để tự động hóa các khâu trong quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc.

• Tăng cường phối hợp liên phòng ban và kiểm soát chất lượng: Xây dựng cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, thường xuyên đánh giá và cải tiến chất lượng dịch vụ dựa trên phản hồi của bệnh nhân.

Quy trình tiếp đón bệnh nhân theo chuẩn Bộ Y tế không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là nền tảng để xây dựng một hệ thống y tế chất lượng cao. Việc ứng dụng các giải pháp công nghệ hiện đại như phần mềm y tế của QAS sẽ giúp các cơ sở y tế triển khai quy trình một cách hiệu quả, mang lại lợi ích tối đa cho cả bệnh nhân và nhân viên y tế. Sự đầu tư đúng đắn vào việc hoàn thiện quy trình tiếp đón bệnh nhân vào khoa chính là chìa khóa để nâng cao uy tín và thu hút bệnh nhân trong thời đại cạnh tranh hiện nay.

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 079.790.7886

• Email: sales@qasol.net

• Website: qasvn.com

• Địa chỉ: MNG Building, 38/15B Nguyễn Văn Trỗi, P.15, Q. Phú Nhuận, TP.HCM