Quy trình cấp phát thuốc ngoại trú, nội trú tại bệnh viện, CSYT

Quy trình cấp phát thuốc ngoại trú và nội trú tại bệnh viện, cơ sở y tế đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả điều trị và an toàn cho người bệnh. Việc tổ chức cấp phát thuốc hiệu quả không chỉ nâng cao chất lượng điều trị mà còn góp phần giảm thiểu sai sót chuyên môn. Trong bài viết dưới đây, QAS sẽ chia sẻ chi tiết về quy trình cấp phát thuốc trong các tình huống điều trị cụ thể tại bệnh viện và cơ sở y tế.

1. Quy trình cấp phát thuốc là gì?

Quy trình cấp phát thuốc là chuỗi hoạt động bắt buộc nhằm đảm bảo việc cấp phát thuốc đúng người, đúng liều, đúng thời điểm. Thực hiện đúng quy trình giúp hạn chế sai sót, nâng cao hiệu quả điều trị và thể hiện sự chuyên nghiệp của cơ sở y tế, góp phần xây dựng niềm tin và sự hài lòng từ phía bệnh nhân.

Quy trình cấp phát thuốc đảm bảo việc cấp phát thuốc đúng người, đúng liều, đúng thời điểm

2. Các bước trong quy trình cấp phát thuốc tại bệnh viện, phòng khám

Việc thực hiện quy trình cấp phát thuốc tại các cơ sở y tế cần tuân theo những nguyên tắc chặt chẽ để đảm bảo an toàn cho người bệnh. Tùy thuộc vào loại hình điều trị và đặc thù của từng cơ sở, quy trình sẽ có những điều chỉnh phù hợp nhưng vẫn đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả.

2.1. Quy trình cấp phát thuốc nội trú tại bệnh viện

Đối với bệnh nhân nội trú, quy trình cấp phát thuốc nội trú tại bệnh viện diễn ra trong môi trường kiểm soát chặt chẽ với sự giám sát liên tục của đội ngũ y tế:

• Bước 1: Chỉ định thuốc: Bác sĩ điều trị kê đơn thuốc cho bệnh nhân và ghi vào hồ sơ bệnh án.

• Bước 2: Lập phiếu lĩnh thuốc: Điều dưỡng nhập thông tin thuốc lên hệ thống, in phiếu lĩnh và trình trưởng khoa ký duyệt.

• Bước 3: Gửi phiếu đến khoa Dược: Phiếu lĩnh thuốc được chuyển sang khoa Dược để thực hiện duyệt và chuẩn bị thuốc.

• Bước 4: Duyệt và cấp phát thuốc: Khoa Dược kiểm tra, duyệt phiếu và cấp phát thuốc theo đúng chỉ định.

• Bước 5: Giao nhận thuốc: Nếu đủ nhân sự, khoa Dược sẽ vận chuyển thuốc đến các khoa lâm sàng. Trường hợp khác, điều dưỡng sẽ trực tiếp đến khoa Dược để nhận thuốc.

Phiếu lĩnh thuốc được chuyển sang khoa Dược để thực hiện duyệt và chuẩn bị thuốc

2.2. Quy trình cấp phát thuốc ngoại trú tại bệnh viện

Đối với bệnh nhân ngoại trú, quy trình cấp phát thuốc ngoại trú tại bệnh viện đảm bảo tính tiện lợi cho bệnh nhân trong khi vẫn duy trì các tiêu chuẩn an toàn:

• Bước 1: Tiếp đón người bệnh chu đáo: Nhân viên quầy thuốc luôn niềm nở chào đón, hướng dẫn người bệnh xếp hàng đúng quy trình và thông báo khi đến lượt nhận thuốc.

• Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc kỹ lưỡng: Dược sĩ đối chiếu thông tin: tên thuốc, hàm lượng, số lượng. Nếu có sai sót hoặc nghi ngờ, sẽ liên hệ trực tiếp bác sĩ kê đơn để xử lý, đảm bảo an toàn cho bệnh nhân.

• Bước 3: Tư vấn sử dụng thuốc rõ ràng, dễ hiểu: Dược sĩ hỏi kỹ về tiền sử dị ứng, thuốc đang dùng để tránh tương tác xấu. Trong trường hợp cần thay thế thuốc, sẽ tư vấn loại tương đương phù hợp. Nếu cần, sẽ giới thiệu thêm thực phẩm chức năng hỗ trợ điều trị.

• Bước 4: Chuẩn bị thuốc chính xác: Thuốc được chia gói cẩn thận, ghi rõ liều dùng, thời gian sử dụng. Trường hợp thay thế thuốc sẽ được ghi chú rõ ràng.

• Bước 5: Giao thuốc và hướng dẫn sử dụng chi tiết: Dược sĩ giao thuốc kèm tư vấn rõ ràng về cách uống, thời điểm dùng và những lưu ý quan trọng trong quá trình điều trị.

• Bước 6: Tiễn người bệnh bằng sự tận tâm:  Lời chào thân thiện, sự quan tâm nhẹ nhàng chính là cách bệnh viện giữ lại sự hài lòng trong lòng mỗi người bệnh.

Quy trình cấp phát thuốc ngoại trú tại bệnh viện đảm bảo tính tiện lợi cho bệnh nhân

3. Quy trình cấp phát thuốc bảo hiểm y tế tại cơ sở khám chữa bệnh

Quy trình cấp phát thuốc bảo hiểm y tế có những đặc thù riêng và cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của cơ quan quản lý. Đây là quy trình thường được áp dụng tại các cơ sở y tế để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc sử dụng nguồn kinh phí bảo hiểm.

3.1. Bước 1: Khám bệnh và kê đơn thuốc

Bệnh nhân sở hữu thẻ bảo hiểm y tế hợp lệ tiến hành khám tại cơ sở y tế có ký kết hợp đồng với cơ quan bảo hiểm xã hội. Bác sĩ thực hiện việc thăm khám, chẩn đoán bệnh và lập đơn thuốc theo đúng phác đồ điều trị được quy định. Việc kê đơn phải đảm bảo các loại thuốc được chỉ định nằm trong danh mục thuốc được bảo hiểm y tế chi trả và phù hợp với tình trạng bệnh lý của người bệnh.

3.2. Bước 2: Kiểm tra và xác nhận đơn thuốc

Bộ phận chuyên trách về cấp phát thuốc, bao gồm khoa dược hoặc nhà thuốc, tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng đơn thuốc đã được kê. Họ xác minh tính hợp lệ của đơn thuốc thông qua việc kiểm tra đầy đủ thông tin cần thiết và đảm bảo các loại thuốc được kê đúng theo danh mục bảo hiểm y tế cũng như phác đồ điều trị hiện hành. Đối với những loại thuốc không nằm trong danh mục được bảo hiểm chi trả, bệnh nhân sẽ phải tự thanh toán toàn bộ chi phí tương ứng.

Bộ phận chuyên trách về cấp phát thuốc tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng đơn thuốc đã được kê

3.3. Bước 3: Chuẩn bị thuốc

Dược sĩ có trách nhiệm chuẩn bị thuốc theo đúng đơn đã được phê duyệt, đảm bảo thuốc đúng chủng loại, đủ số lượng như chỉ định và đạt các tiêu chuẩn chất lượng được quy định. Trong môi trường bệnh viện, thuốc dành cho bệnh nhân nội trú thường được chuẩn bị tại khoa dược trung tâm, trong khi thuốc cho bệnh nhân ngoại trú được chuẩn bị tại nhà thuốc hoặc các điểm cấp phát được ủy quyền.

3.4. Bước 4: Cấp phát thuốc cho bệnh nhân

Thuốc cho bệnh nhân nội trú được cấp phát trực tiếp tại giường bệnh hoặc khoa điều trị, với sự giám sát chặt chẽ của đội ngũ y tế trong suốt quá trình sử dụng. Đối với bệnh nhân ngoại trú, việc nhận thuốc diễn ra tại nhà thuốc, nơi dược sĩ sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về phương pháp sử dụng, liều lượng thích hợp và các lưu ý quan trọng cần tuân thủ.

3.5. Bước 5: Thanh toán chi phí thuốc

Bệnh nhân thực hiện thanh toán phần chi phí thuốc theo tỷ lệ mà bảo hiểm y tế quy định, thường dao động từ 80% đến 100% tùy thuộc vào đối tượng tham gia và loại thuốc được sử dụng. Phần chi phí còn lại sẽ được bảo hiểm y tế thanh toán trực tiếp cho cơ sở y tế hoặc nhà thuốc theo các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết.

3.6. Bước 6: Lưu trữ hồ sơ và báo cáo

Tất cả các tài liệu liên quan như đơn thuốc, phiếu cấp phát thuốc và chứng từ thanh toán được lưu trữ đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra và thanh toán với cơ quan bảo hiểm y tế. Hồ sơ của bệnh nhân nội trú được bảo quản trong bệnh án tổng thể, trong khi hồ sơ bệnh nhân ngoại trú được lưu giữ tại cơ sở cấp phát thuốc.

Tất cả các tài liệu liên quan như đơn thuốc, phiếu cấp phát thuốc và chứng từ thanh toán được lưu trữ đầy đủ

4. Quản lý quy trình cấp phát thuốc & kho thuốc - Tránh thất thoát cho cơ sở y tế

Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng phần mềm y tế để hỗ trợ quy trình cấp phát thuốc đã trở thành xu hướng tất yếu. Phần mềm y tế của QAS ra đời giúp các phòng khám quản lý kho thuốc hiệu quả, hạn chế thất thoát và đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định, như việc đẩy dữ liệu lên Cổng dược Quốc gia.

Với phần mềm y tế của QAS, nhân viên phát thuốc được hỗ trợ quy trình vận hành nhanh gọn, chính xác, giảm thiểu thủ công và phục vụ bệnh nhân kịp thời. Đồng thời, bác sĩ cũng được cảnh báo kịp thời về tương tác thuốc, nâng cao an toàn trong điều trị. Phần mềm y tế của QAS cung cấp một hệ thống hoàn chỉnh với những tính năng nổi bật trong quản lý cấp phát thuốc:

• Quản lý toàn bộ quy trình cấp phát thuốc trong bệnh viện: Hệ thống quản lý cấp phát thuốc trong bệnh viện bao gồm toàn bộ quy trình từ tiếp nhận đơn thuốc, kiểm tra thông tin, đối chiếu tồn kho, xuất thuốc đến ghi nhận cấp phát và lưu trữ hồ sơ điện tử. Đặc biệt, phần mềm còn tích hợp tính năng cảnh báo thuốc, hiển thị các cảnh báo về tương tác thuốc, chống chỉ định và thông tin quan trọng khác, giúp bác sĩ lựa chọn thuốc phù hợp nhất 

• Hệ thống quản lý kho dược thông minh: Cho phép theo dõi tình trạng nhập – xuất – tồn kho theo thời gian thực, cảnh báo kịp thời khi thuốc sắp hết hạn sử dụng, hỗ trợ công tác kiểm kê định kỳ.

• Tích hợp với Cổng Dược Quốc gia, tuân thủ quy định hiện hành: Thay vì phòng khám phải tự tạo tài khoản và nộp thông tin, QAS sẽ đảm bảo dữ liệu trên phần mềm HIS luôn chính xác, đồng thời hỗ trợ khách hàng khi gặp khó khăn trong quá trình kết nối và gửi thông tin.

• Tích hợp báo cáo và thống kê toàn diện:  Tổng hợp và phân tích số liệu cấp phát, tồn kho, giúp ban lãnh đạo bệnh viện và chủ phòng khám dễ dàng theo dõi hiệu quả sử dụng thuốc, kiểm soát chi phí và đáp ứng đầy đủ yêu cầu kiểm tra của các cơ quan quản lý.

• Đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp lý: Phần mềm QAS luôn được cập nhật kịp thời các biểu mẫu và quy trình theo những thông tư, nghị định mới nhất của Bộ Y tế, đảm bảo việc cấp phát thuốc diễn ra đúng chuẩn quy định và hoàn toàn hợp pháp.

• Tối ưu vận hành và giảm thiểu sai sót: Nhân viên y tế có thể thao tác nhanh chóng trên giao diện thân thiện, giảm thiểu đáng kể lỗi nhập liệu, tiết kiệm thời gian đáng kể và tập trung nhiều hơn cho công tác chuyên môn.

• Khả năng mở rộng và tích hợp linh hoạt: QAS phù hợp với mọi quy mô từ phòng khám nhỏ đến bệnh viện lớn, dễ dàng mở rộng khi số lượng cơ sở tăng lên hoặc khi cần bổ sung các tính năng mới.

QAS hiện đang cung cấp các phần mềm chuyên biệt cho nhiều loại hình cơ sở y tế: TheaHospital dành cho bệnh viện, ApoClinic cho phòng khám đa khoa, HeraGYN cho phòng khám sản phụ khoa, HeliViz cho phòng khám mắt, Pedix cho phòng khám nhi và VaxPro cho trung tâm tiêm chủng.

Phần mềm y tế của QAS có nhiều tính năng nổi bật trong quản lý cấp phát thuốc

Trên đây là quy trình cấp phát thuốc ngoại trú và nội trú tại bệnh viện, cơ sở y tế được thực hiện theo các bước rõ ràng, khoa học và đảm bảo đúng quy định chuyên môn. Hy vọng rằng, bài viết trên của QAS sẽ giúp người bệnh hiểu rõ hơn về quy trình nhận thuốc và yên tâm trong quá trình điều trị. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý cấp phát thuốc chuyên nghiệp, hiệu quả, hãy khám phá ngay phần mềm y tế QAS – phần mềm quản lý nhà thuốc và dược lâm sàng thông minh, hiệu quả hàng đầu hiện nay.

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 079.790.7886

• Email: sales@qasol.net

• Website: qasvn.com

• Địa chỉ: MNG Building, 38/15B Nguyễn Văn Trỗi, P.15, Q. Phú Nhuận, TP.HCM