Quy trình triển khai
1. Tổng quan
Quy trình triển khai phần mềm QAS được thiết kế chuẩn hóa theo phương pháp quản lý dự án chuyên nghiệp, đảm bảo hệ thống được cài đặt – cấu hình – đào tạo – nghiệm thu – vận hành đúng kế hoạch, phù hợp với từng mô hình cơ sở y tế.
2. Thời gian triển khai
- Thời gian triển khai phần mềm: 6–8 tuần kể từ ngày ký hợp đồng.
- Lịch trình chi tiết được thống nhất giữa hai bên theo từng giai đoạn cụ thể của dự án.
3. Các giai đoạn triển khai
Giai đoạn 1: Khảo sát & phân tích nghiệp vụ
- QAS phối hợp cùng khách hàng khảo sát trực tiếp tại các Khoa/Phòng.
- Phân tích yêu cầu đặc thù của từng bộ phận để lên cấu hình phù hợp.
Giai đoạn 2: Cài đặt phần mềm & cấu hình hệ thống
- Cài đặt hệ thống QAS trên hạ tầng của khách hàng (local hoặc cloud).
- Tùy biến các quy trình, danh mục, vai trò người dùng theo yêu cầu thực tế.
Giai đoạn 3: Đào tạo & chuyển giao sử dụng
- Tổ chức 01 đợt tập huấn cho đội ngũ sử dụng hệ thống.
- Đào tạo chia theo từng vai trò: Lễ tân, Bác sĩ, Thu ngân, Cận lâm sàng, Admin.
- Kết thúc giai đoạn bằng Biên bản nghiệm thu cài đặt & tập huấn.
Giai đoạn 4: Vận hành thử nghiệm
- Vận hành thử phần mềm trong 1 tuần (nếu cần).
- Khắc phục lỗi (nếu có) trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi ghi nhận.
- Hỗ trợ từ xa hoặc trực tiếp tùy mức độ lỗi.
Giai đoạn 5: Vận hành chính thức & nghiệm thu
- Hai bên ký Biên bản nghiệm thu vận hành chính thức.
- Hệ thống chính thức đi vào sử dụng ổn định.
4. Phương thức hỗ trợ trong triển khai
- Hỗ trợ từ xa qua TeamViewer, điện thoại, email trong giờ hành chính.
- Trường hợp cần thiết, QAS sẽ cử kỹ thuật viên đến hỗ trợ trực tiếp.
- Mọi lỗi kỹ thuật sẽ được tiếp nhận và phản hồi trong vòng:
- ≤12 giờ nếu ảnh hưởng vận hành.
- ≤07 ngày nếu lỗi không ảnh hưởng vận hành.
5. Trường hợp đặc biệt
- Nếu khách hàng chưa đáp ứng đủ điều kiện triển khai (nhân sự, thiết bị…), QAS có thể cài đặt demo trên các máy mẫu để nghiệm thu chức năng.
- Nếu khách hàng không hợp tác triển khai hoặc không ký nghiệm thu dù QAS đã hoàn thành trách nhiệm, thì coi như phần mềm đã được triển khai thành công theo hợp đồng.
6. Trách nhiệm của khách hàng
- Cử đầu mối phối hợp với QAS trong toàn bộ giai đoạn triển khai.
- Bảo đảm cung cấp đủ thông tin, dữ liệu và nhân sự để thực hiện triển khai đúng tiến độ.
- Ký biên bản nghiệm thu theo từng giai đoạn khi đã hoàn thành.
- Thanh toán đúng theo tiến độ quy định trong hợp đồng.